Conditions générales de vente

Les présentes conditions générales de vente (CGV) s’appliquent à toutes les prestations d’Optiflowa : automatisation de tâches, agents et assistants d’intelligence artificielle (IA), applications web sur mesure, sites web et conseil en relation client. Elles s’adressent exclusivement aux professionnels (ci-après « le Client »), qui agissent pour les besoins de leur activité. Elles prévalent sur les conditions d’achat du Client, sauf accord écrit contraire d’Optiflowa.

Le contrat est formé des documents suivants, par ordre de priorité décroissante : le devis signé et ses éventuelles annexes, les présentes CGV, puis l’Annexe 1 relative à la protection des données personnelles. En cas de contradiction, le document de rang supérieur l’emporte.

Le devis est gratuit. Il décrit les prestations, leur prix, le délai prévisionnel et, le cas échéant, les données personnelles concernées. Il est valable 30 jours à compter de sa date d’émission.

La commande est ferme à réception par Optiflowa du devis daté et signé avec la mention « Bon pour accord », par écrit ou par signature électronique, et du paiement de l’acompte. La signature du devis vaut acceptation des présentes CGV. Toute demande de modification ou d’ajout après la commande fait l’objet d’un devis complémentaire.

Les prix sont indiqués en euros hors taxes (HT), au forfait ou au temps passé, selon le devis. La TVA au taux en vigueur à la date de facturation (20 % à ce jour) s’y ajoute.

Les services de tiers nécessaires au fonctionnement des prestations (hébergement, nom de domaine, logiciels et abonnements, services d’IA facturés à l’usage, envoi de SMS, signature électronique…) sont souscrits au nom du Client et restent à sa charge, sauf mention contraire du devis. Optiflowa l’informe de leur coût prévisible avant leur mise en place.

Les déplacements en Charente et autour de Cognac sont inclus lorsque le devis les prévoit. Les autres déplacements sont facturés selon le devis.

• Un acompte de 30 % du montant du devis est dû à la commande. Les travaux démarrent à sa réception.
• Le solde est facturé à la livraison, c’est-à-dire à la validation de la recette prévue à l’article 9.
• Les factures sont payables par virement à 30 jours à compter de leur date d’émission.
• Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable, des pénalités calculées au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points (article L441-10 du Code de commerce), ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article D441-5 du Code de commerce). Si les frais de recouvrement dépassent ce montant, Optiflowa peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatif.

Après une mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, Optiflowa peut suspendre les prestations en cours jusqu’au paiement complet des sommes dues.

Les délais indiqués au devis sont donnés à titre indicatif. Ils courent à compter de la réception de l’acompte et de l’ensemble des éléments et accès nécessaires. Un retard du Client dans la fourniture de ces éléments ou dans ses validations décale d’autant les délais.

Le Client collabore activement à la réalisation des prestations. Il s’engage notamment à :

• fournir des informations exactes et complètes sur ses besoins, ses outils et son organisation ;
• donner à Optiflowa les accès nécessaires à ses outils, de préférence par invitation ou par un compte dédié, jamais en envoyant un mot de passe en clair par e-mail ;
• rester titulaire des comptes et abonnements utilisés par les prestations ;
• sauvegarder régulièrement ses propres données ;
• garantir qu’il détient les droits sur les contenus qu’il fournit (textes, images, logos, fichiers) ;
• respecter les obligations propres à son activité, notamment l’information de ses propres clients et les mentions légales de son site.

Optiflowa teste chaque livrable avant de le présenter au Client. Le Client dispose ensuite de 8 jours ouvrés pour le vérifier et signaler par écrit toute non-conformité au devis. Optiflowa corrige les non-conformités signalées, puis présente à nouveau le livrable.

Le livrable est réputé accepté à la validation écrite du Client, ou à défaut de réserve écrite dans le délai de 8 jours ouvrés, ou dès son utilisation en conditions réelles par le Client. Cette acceptation vaut livraison.

Pendant 30 jours après la livraison, Optiflowa corrige gratuitement les anomalies qui rendent un livrable non conforme au devis et procède aux ajustements mineurs nécessaires pour qu’il fasse réellement gagner du temps au Client.

La garantie ne couvre pas les dysfonctionnements causés par une modification du livrable par le Client ou un tiers, par un changement ou une interruption d’un service tiers, ni les nouvelles demandes. Au-delà de 30 jours, les évolutions et la maintenance font l’objet d’un devis séparé.

Les prestations reposent en partie sur des services de tiers (logiciels, interfaces de programmation, services d’IA, hébergeurs). Optiflowa ne répond pas de leurs interruptions, de leurs changements de fonctionnement ou de prix. Les adaptations rendues nécessaires par ces changements font l’objet d’un devis, sauf pendant la garantie de l’article 10 lorsqu’il s’agit d’une anomalie.

Les contenus produits par une IA peuvent comporter des erreurs. Le Client conserve la maîtrise des décisions et met en place une validation humaine pour toute décision importante. Lorsqu’un agent ou un assistant d’IA échange avec des personnes, le Client, qui le déploie, informe celles-ci qu’elles interagissent avec une IA, conformément au règlement européen sur l’IA (règlement (UE) 2024/1689, article 50).

Après paiement complet du prix, Optiflowa cède au Client, pour le monde entier et pour toute la durée des droits, les droits d’exploitation (reproduction, représentation, adaptation) sur les éléments développés spécifiquement pour lui : paramétrages, automatisations, textes, maquettes et code propres à son projet. Avant ce paiement complet, le Client dispose d’un simple droit d’utilisation.

Optiflowa conserve son savoir-faire, ses méthodes ainsi que les outils et composants génériques qu’elle réutilise d’un projet à l’autre. Elle en concède au Client un droit d’utilisation non exclusif, limité à l’exploitation de ses livrables. Les logiciels de tiers et les logiciels libres restent soumis à leurs propres licences.

Lorsque les prestations portent sur des données personnelles dont le Client définit l’usage (ses clients, ses contacts, ses salariés), le Client est responsable de traitement et Optiflowa agit comme sous-traitant, dans les conditions de l’Annexe 1 ci-dessous. Pour ses propres besoins commerciaux, Optiflowa traite les données de ses contacts conformément à la politique de confidentialité publiée sur son site (page Mentions légales et confidentialité).

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l’autre (données, tarifs, organisation, accès) pendant toute la durée du contrat et 3 ans après sa fin. Cette obligation ne s’applique pas aux informations déjà publiques ou dont la communication est exigée par la loi.

Optiflowa est tenue d’une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée que pour les dommages directs et prouvés résultant d’un manquement à ses obligations. Elle est limitée au montant payé par le Client au titre du devis concerné.

Optiflowa ne répond pas des dommages indirects, tels qu’une perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou de données non sauvegardées par le Client. Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle.

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Les obligations concernées sont suspendues pendant sa durée. S’il dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier le contrat par lettre recommandée, les prestations déjà réalisées restant dues.

Optiflowa peut citer le nom et le logo du Client comme référence, et décrire en termes généraux la prestation réalisée, sauf refus écrit du Client.

Si le Client annule une commande, l’acompte reste acquis à Optiflowa et les travaux réalisés au-delà de son montant sont facturés.

En cas de manquement grave d’une partie, non réparé 15 jours après une mise en demeure par lettre recommandée, l’autre partie peut résilier le contrat. Les prestations réalisées jusqu’à la résiliation restent dues.

Le contrat est soumis au droit français. En cas de différend, les parties recherchent d’abord une solution amiable pendant 30 jours. À défaut, lorsque le Client a la qualité de commerçant, le tribunal de commerce d’Angoulême est seul compétent ; dans les autres cas, le tribunal compétent est désigné selon les règles du droit commun.